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Easybill – Pflicht für alle Selbstständigen?

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28. Oktober 2018

Nachdem ich das letzte Mal Shopdoc vorgestellt habe möchte ich euch heute etwas vorstellen, dass nicht alle Seller direkt im Blick haben aber mindestens genauso wichtig ist: Rechnungen, Buchhaltung und Co. Ich habe mich hier für  Easybill entschieden, da ich von einigen Sellern positive Rückmeldungen zu dem Tool bekommen habe. Gleich zu  Beginn der Disclaimer: Ich habe das Tool von Easybill kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen. Allerdings verlinke ich das Tool hier OHNE AFFILIATE-LINKS – Das heisst, dass ich hier ehrlich darüber berichten kann, da ich in keinerlei finanzieller Abhängigkeit bin. Da ich weder Steuerberater bin noch sonst irgendwie Experte im Bereich der Selbständigkeit, bitte macht eure eigene Recherche oder kontaktiert einen Steuerberater.

Eins noch vorwegEasybill bietet jedem der sich für die Software anmeldet einen persöhnlichen Beratungstermin – Das bedeutet, dass dich ein Mitarbeiter von Easybill anruft und mit dir alle Einstellungen einmal durchgeht und dir alle Fragen beantwortet. Bei mir war das Markus (Vielen Dank an der Stelle an dich). Markus hat sich sehr viel Zeit genommen  und das sogar nach meinem Feierabend und ist mit mir alles einmal durchgegangen. Das würde ich euch auf jeden jedem empfehlen, da Easybill doch einige Einstellungen bietet, die du auf den ersten Blick nicht kennen kannst.

Warum braucht man Easybill?

Als Selbständiger ist man dazu verpflichtet für jeden Verkauf auf Amazon eine Rechnung zu erstellen. Dazu muss man unterschiedliche Dinge beachten wie z.B eine laufende Rechnungsnummer oder bei Kleinunternehmern (mit Kleinunternehmer-Regelung) den Ausschluss der Mehrwertsteuer. Jetzt hat man zwei Möglichkeiten: Entweder man schreibt jede Rechnung selbst oder man nutzt dafür ein automatisiertes Tool.  Wie  bei allen manuellen Tätigkeiten ist die Fehleranfälligkeit bei manueller Erstellung  hoch! Sowohl bei der Rechnungsnummer als auch beim Format gibt es Vorgaben, die man einhalten sollte.

Deswegen habe ich mich entschieden, dass zu automatisieren und mir an der Stelle die Möglichkeit zu geben, meine Kernaufgaben wahrnehmen zu können: Den Verkauf über Amazon. Wichtig für mich sind dabei folgende Punkte:

  • Automatisierung durch Schnittstelle
  • Richtiges Format für Rechnungen
  • Automatisiertes Verschicken von Rechnungen

Wenn diese drei Dinge gegeben sind, würde mir das meinen AMZ-Alltag deutlich erleichtern und ich könnte mich wirklich nur auf mein Kernbusiness fokussieren.

Erste Schritte mit Easybill

Also habe ich mich erstmal angemeldet und nach der Importfunktion gesucht. Ein riesiger Plus ist, dass man sich über die AMZ-API alle Daten automatisch importieren lassen kann. Diese Funktion erfüllt der Import-Manager von Easybill.

Das ist wirklich denkbar einfach: Einfach mit der Amz-Schnitstelle verbinden und importieren. Das importieren dauert – je nach Anzahl der Rechungen – einige Minuten und schon habt ihr ALLE Rohdaten in Easybill. Das gute ist, dass ihr auch einstellen könnt, wie oft die Rohdaten importiert werden sollen: Ich habe beispielsweise jeden Tag um 11:00Uhr und um 23:00Uhr eingestellt. Dazu könnt ihr noch einstellen, ob ihr automatisch Rechnungen erstellen oder das lieber händisch durchführen möchtet (Da ich nur auf Amazon arbeite – habe ich das Häckchen angeklickt)

Einer der wichtigsten Funktionen finde ich, dass diese automatischen Rechnungen nicht nur erstellt werden, sondern auch direkt verschickt werden. In unzähligen Youtube-Videos und Blogs hört man häufig von „Kundenbindung“. Easybill macht es möglich, dass man diese Rechnungen automatisiert verschicken kann. Aber nicht nur das automatisierte Verschicken ist möglich, sondern man kann auch eigene Texte hinzufügen. Das Bedeutet, dass man einen komplett freihändigen Text hinzufügen kann, der je nach Einstellung 1,2,3 Tage nach dem Kauf verschickt wird. Den Knaller finde ich aber, dass das nicht nur die Rechnung verschickt wird, sondern auch ein Text individueller Text eingefügt werden kann. Durch unterschiedliche Code Schnipsel, wirkt jede Rechnung ganz individuell auf den Kunden zugeschnitten.  Damit schafft man eine gewisse Kundenbindung und die Bewertungsrate kann sich unter Umständen erhöhen. Beispielsweise kann als Schlussformel stehen: Viele Grüße nach WOHNORT. Der Wohnort wird dann automatisch von der AMZ-API gezogen.

Was ich noch nicht eingerichtet habe, aber super sinnvoll ist: Du kannst ein persönliches Rechnungsdesign erstellen: Du kannst dein Logo hochladen und außerdem die Farben der kompletten Rechnung auf dein „Cooperate Design“ einstellen.  Wie wir alle wissen, ist das Seller Central auch nicht ganz easy zu verstehen: Easybill bietet eine bessere und leichter verständlichere Oberflächliche, die euch einen einfachen Überblick über alle Funktionen geben.  Ihr seht zum Biespiel die Gesamtanzahl an Rechnungen, die Rücksendungen, Gutschriften, Stornieren u.v.m

Die Controlling Funktion von Easybill dagegen ist für mich – Stand heute – leider nicht praktikabel. Da ich Kleinunternehmer mit Kleinunternehmer-Regelung bin und Easybill mir allerdings immer mit Mwst rechnet und ohne Reverse Charge, bietet diese Funktionalität keinen weiteren Mehrwert  für mich. Da wir allerdings bald aus der Kleinunternehmer Regelung rausfallen, werde ich mir unter Umständen zu einem anderem Zeitpunkt nochmal diese Funktion näher anschauen.

Fazit zu Easybill

Easybill bietet einen haufen Funktionen die für jeden Selbständigen mindestens sinnvoll wenn nicht sogar verpflichtend sind. Am Anfang wollte ich das Programm selbst „erkunden“ –  Das macht allerdings zu Beginn wenig Sinn, da es einfach zu viele Funktionen sind. Einfach einen (kostenlosen) Termin mit einem der Mitarbeiter vereinbaren und schon seit ihr perfekt gerüstet um SORGENFREI Rechnungen automatisiert zu verschicken. Der einzige Punkt, der für mich aktuell nicht passt ist, dass die Kleinunternehmer-Regelung nicht abgebildet wird.  Zusammenfassend kann ich trotzdem nur sagen: Super Programm, einfach zu erlernen und sowohl für Fortgeschrittene als auch für Anfänger zu nutzen. Unbedingte Empfehlung von meiner Seite- Damit ihr euch wirklich nur mit dem Verkauf auf Amazon beschäftigen könnt.

 

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