Billbee – Rechnungen und ERP System?

Warum jetzt ein Beitrag über Billbee? In vergangen Beiträgen habe ich viel über Easybill  geschrieben und habe das Tool auch zur Erstellung von Rechnungen genutzt. Ich bin auch nachwievor super zufrieden mit EasyBill. Allerdings haben sich die Anforderungen geändert und wir wurden im Prinzip gezwungen umzusteigen. Weshalb und wie wir mit Billbee arbeiten können, erzähle ich euch in diesem Beitrag (Achtung keine Rechtsberatung – nur meine Erfahrungen)

Warum wir auf Billbee umsteigen müssen…

Wie gesagt haben wir jetzt sehr lange mit Easybill gearbeitet und waren bisher sehr zufrieden. Allerdings wollen wir jetzt wachsen und gerne in unterschiedlichen Online-Shops verkaufen.  Dazu gehört neben größeren Plattformen wie Ebay, Rakuten oder Real auch z.b. kleinere nachhaltige Plattformen, die einen Drittanbieter Verkauf möglich machen. Aus diesem Grund habe ich mich mal damit beschäftigt welche Anbieter es auf dem Markt gibt und relativ schnell auf Billbee gestoßen.  Da ich parallel auch noch mit unserem Fullfillment Anbieter gesprochen habe, wurde mir außerdem von seiner Seite auch direkt Billbee vorgeschlagen. Da ich auch noch in meiner Master-Mind mal nachgefragt habe und auch dort direkt auf Billbee verwiesen wurde, war das eigentlich auch ein No Brainer. Besonders interessant finde ich, dass Billbee anscheinend ein „All-Inklusive-Dienstleister ist, was mir natürlich auch ganz Recht ist, da ich nicht 2 verschiedene Anbieter/Dienstleister verwalten möchte.

Was kann Billbee eigentlich…?

Bilbee kann eig. So gut wie alles (was ich brauche) und ich bin mir sicher, dass es noch mehr Funktionen gibt die ich noch nicht entdeckt habe. Auf jeden Fall deckt es die Erstellung der Rechnung und das Hochladen in das SC ab. Darüber hinaus kann man Amazon als Multichannel Kanal anlegen lassen  – Wir beispielsweise werden einerseits aus unserem Lager verschicken lassen und auf der anderen Seite über das Amazon Lager und da macht es Sinn, dass das automatisiert funktioniert.

Billbee deckt für uns folgenden Prozess ab:

• Bestellung aus Amazon/Online Shop/Ebay etc. wird importiert
• Die Rechnung wird erstellt (Wenn gewünscht wird Sie über die Schnittstelle bei AMZ hochgeladen und der Kunde kann direkt und selbständig darauf zugreifen)
• Falls die Bestellung über den eigenen Shop eingegangen ist, wird noch ein Versandauftrag im Lager ausgestellt.
• Der Kunde im Online-Shop wird informiert, dass die Sendung verschickt wurde und er bekommt eine Trackingnummer

Für uns ist ganz ganz wichtig, dass dieser Prozess einwandfrei  funktioniert: wir haben in der Vergangenheit viel manuelle Arbeit in  unsere Produkte investiert und damit würden wir gerne final endlich abschließen und alles automatisieren.

Wie es funktioniert…?

Ich muss ehrlich zugeben, dass es mich schon ein paar Tage gekostet hat, bis alles so gestanden hat wie es jetzt ist. Der Anfang ist sehr easy: Einfach aus Amazon den Entwicklerschlüssel auslesen und den Shop importieren  und schon könnt ihr alle Bestellungen einlesen. Da wir schon seit über einem Jahr auf Amazon verkaufen hat der Import ca. 24h gedauert.  Wichtig ist noch das auch alle Gutschriften bei Billbee importiert werden – Es macht Sinn ein Prefix einzubauen  um Gutschriften von Rechnungen unterscheiden zu können.

Da wir auch noch ein Jahr ein anders Programm genutzt haben, wollten wir so wenig „Umstellungs-Stress“ haben wie möglich. Also wie kann ich das erreichen? Erstmal den Support angeschrieben und gefragt ob es eine Möglichkeit der Migration gibt. Der Support hat zwar super schnell geantwortet aber leider meine Hoffnungen zunichte gemacht.  Also muss das wirklich manuell durchgeführt werden? Nein! – Einfache Lösung: Rechtlich müssen die Rechnungen chronologisch  bzw. fortlaufend nummeriert werden. Es gibt nur eine Ausnahme: Wenn es einen Wechsel des Rechnungsanbieters gibt, dann darf man eine Ausnahme machen. Man muss eine deutlich höhere Nummer einmalig auswählen und dann darf man fortlaufend arbeiten.

Beispiel:

Mit unserem ersten Rechnungsanbieter, haben wir  mit 1000 angefangen und ca. 10000 Rechnungen ausgestellt und sind so bei  11.000 angekommen. Jetzt wechseln wir unseren Anbieter bei 30.000 an und somit haben wir hier eine deutliche Lücke gelassen und deutlich gemacht, dass es hier einen Wechsel des Anbieters gab.

Die Automatisierungsregeln sind dann zwar etwas komplizierter  aber es gibt dafür eine super Doku.  Außerdem gibt es neben der Doku auch noch ein Forum,  in dem auch einige Fragen beantwortet werden.  Nach einigen Hin und Her hat, dass dann auch geklappt und jetzt funktioniert

Automatisierungsregeln bei Billbee

Layout erstellen

Was gehört zu jedem guten Rechnungsprogramm? Natürlich: eine schöne Rechnung. Wie wichtig eine gute Rechnung, sollte jedem Seller klar sein – In der Rechnung präsentierst du nicht nur deine Firma sondern kannst natürlich auch Botschaften wie Gutscheine und co. inkludieren. Das ist wirklich bei Billbee super easy:

• Das Logo kann man einfach hochladen und an die richtige Stelle setzen
• Alle Daten der Firma ergänzen
• Ein paar freundliche Standard-Sätze hinzufügen
• Per Button bestimmen welche Daten (z.b Ean oder Position) abgebildete werden sollten
• Und schon fertig

Ich muss zugeben, dass das das super gut gemacht ist und auch sehr schnell geht, wann man sich diesem Thema kurz widmet.

Rechtstexte

Diese Funktion habe ich selbst noch nicht genutzt und auch erst neu entdeckt: Anscheinend ist es möglich Rechtstexte durch die IT-Rechtskanzlei automatisiert Shop-Texte einfließen zu lassen.  Bisher nutzen wir dafür den Händlerbund  (den wir dafür auch teuer bezahlen). Wenn das in dem Paket inklusive ist kann man natürlich überlegen, ob man den nicht kündigt und lieber den Service von Billbee nutzt.

Fazit

Billbee ist extrem umfangreich und ich bin mir sicher, dass ich noch nicht alle Funktionen entdeckt habe.  Im ersten Schritt war für mich nur wichtig: Verschiedene Shops einzurichten, anzubinden und Rechnungen zu verschicken. Noch geiler ist, dass fast jeder Shop anzubinden ist: Bisher nutzen wir ja nur Amazon und ein eigener Onlineshop. Im nächsten Schritt binden wir noch einen weiteren Dienstleister an (Lager) und dann noch Ebay. Das Geniale ist, dass wir das  alles mit einer Software machen können. Das ist super easy und entspannt, da wir damit echt einen Haufen Arbeit sparen. Für mich hat sich der Wechsel  absolut gelohnt und ich bin super happy damit

Ab zu Billbee